Zgodnie z obowiązującymi przepisami każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia oraz odpowiedniego przechowywania dokumentacji pracowniczej. W ostatnich latach doszło jednak do istotnych zmian w tym zakresie. W zależności od daty nawiązania stosunku pracy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lub 50 lat. Co więcej, pracodawca może również decydować o zmianie formy prowadzenia akt osobowych. Co należy wiedzieć o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej?
Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej został określony w Kodeksie Pracy. Zgodnie z art. 94 pkt 9a zaliczają się do niej: akta osobowe pracowników oraz dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Z kolei szczegółowe wymogi dotyczące prawidłowego prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej zawarte zostały w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku. Warto zapoznać się z wymienionymi aktami prawnymi, gdyż nieprzestrzeganie przepisów wiąże się z poważnymi konsekwencjami. W przypadku braku lub niewłaściwego przechowywania dokumentacji pracowniczej grozi nam grzywna w wysokości od 1 do 30 tysięcy złotych. Prowadząc własny biznes, warto więc zainwestować we wszelkie akcesoria, takie jak np. pojemniki na dokumenty czy teczki do akt osobowych, które ułatwią ich odpowiednie archiwizowanie (dowiedz się więcej: Archiwizacja dokumentów – jak to robić w biurze?).
Przechowywanie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
Tak, jak wspomniano, pracodawca ma obowiązek przechowywania akt osobowych, składających się z czterech części:
- A – obejmującej oświadczenia dotyczące danych osobowych, które pozyskane zostały w ramach ubiegania się o zatrudnienie,
- B – zawierającej dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy m.in. umowę, zakres czynności itp.,
- C – obejmującej dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy m.in. kopię świadectwa pracy,
- D – zawierającej odpis zawiadomienia o ukaraniu lub dokumenty odwołujące się do ponoszonej przez pracownika odpowiedzialności porządkowej itp.
Poza przechowywaniem akt pracowniczych firma musi również prowadzić dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Odnosi się ona przede wszystkim do takich kwestii, jak np.: ubieganie się i korzystanie z urlopu wypoczynkowego, wypłacone wynagrodzenia oraz inne świadczenia, czy też ewidencjonowanie czasu pracy (dowiedz się więcej: Jak prowadzić ewidencję czasu pracy?).
Czas przechowywania dokumentacji pracowniczej
Kolejna bardzo ważna kwestia to czas przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jak się okazuje, odpowiedź na to pytanie zależy od dnia nawiązania stosunku pracy. Do końca 2018 roku Kodeks Pracy nie określał terminu przechowywania dokumentacji pracowniczej, stąd też wyznaczany był on na podstawie Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W przypadku akt osobowych wynosił on więc 50 lat, z kolei dla pozostałych dokumentów 3 lata. Z uwagi na zmianę przepisów, jaka miała miejsce 1 stycznia 2019 roku, czas przechowywania całej dokumentacji pracowniczej został skrócony do 10 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, gdy nastąpiło rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy). Wyjątkiem może być sytuacja, gdy odrębne akty prawne zakładają dłuższy okres archiwizowania.
Warto jednak pamiętać, że jeśli stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 roku, to bez względu na to, czy umowa została rozwiązana przed tym dniem, czy też była nadal ważna po tym terminie, czas przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat. 10-letni okres odnosi się do umów podpisanych od dnia wejścia nowych przepisów (sprawdź: Jak długo przechowywać dokumenty w firmie?).
Jak przechowywać dokumenty pracownicze?
Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej wynika z art. 94 pkt 9b Kodeksu Pracy, który określa sposób, w jaki należy tego dokonać. Przede wszystkim konieczne jest zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności gromadzonych dokumentów. Dodatkowo pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w takich warunkach, aby nie groziło jej uszkodzenie lub zniszczenie w okresie zatrudnienia danej osoby, a także przez odpowiedni czas po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy. Właściwa organizacja dokumentów pozwala tym samym uniknąć wspomnianej wcześniej grzywny.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej: w wersji papierowej czy elektronicznej?
Wraz ze zmianą przepisów pracodawca może również decydować, w jakiej formie prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą. Do wyboru ma oczywiście wersję papierową oraz elektroniczną. Warto o tym wspomnieć, gdyż do końca 2018 roku przechowywanie akt osobowych musiało odbywać się wyłącznie przy użyciu pierwszej z nich.
Obecne przepisy pozwalają nie tylko na dogodny wybór, ale jednocześnie na zmianę formy: z papierowej na elektroniczną, lub odwrotnie: z elektronicznej na papierową. W tym celu należy sporządzić odpowiedni skan i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Z kolei w drugim z wymienionych przypadków: sporządzić wydruk oraz opatrzyć go podpisem pracodawcy i ewentualnie pieczęcią firmową (sprawdź: Pieczątka firmowa – co powinna zawierać?). Jeśli pracodawca zdecyduje się na zmianę, to ma obowiązek przekazania pracownikom informacji o zmianie formy przechowywania akt osobowych.
Wybierając wersję papierową, warto zadbać o odpowiednią organizację, tak aby wszystko było pod ręką i nie uległo zniszczeniu. Pomogą w tym proste i niezbyt kosztowne rozwiązania, takie jak choćby półki na dokumenty. Pomogą one w posegregowaniu akt pracowniczych np. według daty podpisania umowy. Innym dobrym rozwiązaniem jest także oprawa dokumentów, dzięki czemu zostaną one zabezpieczone przed ewentualnymi uszkodzeniami.
Zapoznaj się z naszymi pozostałymi artykułami:
