Prowadzenie własnej firmy wiąże się z obowiązkiem przechowywania określonych dokumentów przez dłuższy czas. Obowiązek ten nakładają na nas różnego rodzaju przepisy, które powinien znać każdy przedsiębiorca. Przygotowaliśmy dla Was zestaw podstawowych informacji na temat tego, jak długo przechowywać dokumenty w firmie i jak powinna przebiegać archiwizacja dokumentów w firmie.
Jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej?
Czas przechowywania dokumentów w firmie różni się w zależności od ich rodzaju. W przypadku gdy nasza firma zatrudnia większą liczbę pracowników, odpowiednia organizacja dokumentów może okazać się nie lada wyzwaniem.
Jak długo trzeba przechowywać faktury i dokumenty podatkowe?
Okres przechowywania dokumentów podatkowych w firmie określa ustawa o rachunkowości. Dokumenty podatkowe, w tym faktury VAT, musimy przechowywać w firmie przez 5 lat. Okres ten liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku. W kategorii dokumentów podatkowych mieszczą się:
- faktury VAT (kopie i oryginały) i/lub kopie wystawionych rachunków (jeśli podatnik wystawia rachunki lub ma obowiązek ich żądania),
- księgi podatkowe,
- wszystkie dokumenty związane z tak zwanym inkasem podatkowym.
Jak długo przechowywać dokumenty pracownicze?
Czas przechowywania dokumentów w firmie jest o wiele dłuższy w przypadku dokumentów pracowniczych, w szczególności dokumentów związanych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Jak długo musimy przechowywać dokumenty kadrowe? Niektóre dokumenty pracownicze musimy przechowywać przez aż 50 lat. Przejdźmy jednak do konkretów:
- Wszystkie dokumenty zgłoszeniowe do ZUS, czyli ZUS ZFA i ZUS ZPA musimy przechowywać przez cały okres prowadzenia działalności. ZUS może skontrolować te dokumenty nawet w ciągu 50 lat od daty ich wystawienia. Dodatkowo wszelkie dokumenty, które służą za podstawę do ustalenia wymiaru emerytury, musimy przechowywać jeszcze przez 10 lat od rozwiązania umowy z danym pracownikiem.
- Dokumenty rozliczeniowe z ZUS musimy przechowywać przez okres 5 lat od ich przesłania do ZUS. Wymóg ten dotyczy również dokumentów wysłanych drogą elektroniczną.
- Akta pracownicze przechowujemy przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz 10 lat po rozwiązaniu umowy o pracę. Archiwizacja dokumentów pracowniczych wiąże się również z przepisami dotyczącymi RODO.
Jak długo należy przechowywać dokumenty inwentaryzacyjne w firmie?
Obowiązujące przedsiębiorców przepisy obejmują również dokumenty inwentaryzacyjne, a także dokumenty związane z ewentualnymi reklamacjami. Czas przechowywania dokumentów inwentaryzacyjnych to aktualnie 5 lat. Natomiast dokumenty związane z reklamacjami musimy przechowywać przez rok od momentu rozliczenia konkretnej reklamacji.
Przechowywanie dokumentów w firmie – kilka porad
Na koniec mamy dla Was jeszcze kilka prostych porad na temat tego, jak przechowywać dokumenty w firmie:
- Dokumentację firmy możemy przechowywać wyłącznie w siedzibie firmy, jej oddziale lub zarejestrowanym miejscu wykonywania działalności. Wyjątkiem jest zawarcie umowy z profesjonalną firmą zajmującą się archiwizacją dokumentów.
- Jeżeli zdecydujemy się na archiwizację dokumentów w formie elektronicznej, musimy zadbać o regularne wykonywanie kopii zapasowych oraz trwały i bezpieczny nośnik. Spoczywa na nas również obowiązek zabezpieczenia cyfrowych dokumentów przed dostępem osób niepożądanych.
- Część dokumentów przechowywanych w firmie podlega pod wspomniane już przepisy RODO. Dotyczy to na przykład dokumentów pracowniczych lub nawet faktur, na których znajdują się dane osób prywatnych. Każdy przedsiębiorca powinien się zapoznać z przepisami RODO i wdrożyć w firmie odpowiednie procedury z nimi związane.
- Podstawa to odpowiednia organizacja dokumentów. W zależności od tego, jakie dokumenty przechowujemy w naszej firmie, możemy do tego wykorzystać między innymi pudła archiwizacyjne lub po prostu segregatory lub klipsy archiwizacyjne. Jeśli zdecydujemy się na segregatory, to dużym ułatwieniem mogą być produkty dostępne w naszym sklepie, np.: etykiety do segregatorów, wkłady do segregatorów i przekładki do segregatorów.
Jeżeli prowadzicie własną firmę, to mogą Was zainteresować również inne nasze poradniki:
