Organizacja dokumentów

Porządkowanie dokumentów nie należy do czynności bardzo ekscytujących, które sprawiają nam dużo frajdy. Jednak zachowanie porządku w istotnej dla firmy dokumentacji i korespondencji należy do rzeczy niezwykle istotnych. Wychodząc naprzeciw, w tej kategorii przygotowaliśmy dla Was szereg artykułów, które ułatwią organizację dokumentów.

Organizacja dokumentów w biurze

Z pewnością nieraz mieliście sytuację, że potrzebowaliście na szybko znaleźć ważny dokument, ale w stosie innych nie było to możliwe, co powodowało w Was niesamowitą irytację. Dlatego tak kluczowa w porządkowaniu swojej przestrzeni biurowej jest też organizacja dokumentów. Odpowiednie przechowywanie dokumentów zapewnia oszczędność czasu, który jest tak potrzebny w codziennej pracy - szybki i łatwy dostęp do dokumentów to podstawa dobrej organizacji biura. W naszym sklepie oferujemy szeroki wybór artykułów, dzięki którym organizacja dokumentów na biurku, jak i w całej przestrzeni biurowej będzie efektywniejsza i przyjemniejsza. W celu dobrego przechowywania i archiwizacji ważnych dla Was dokumentów istotnym jest zaopatrzenie się w wysokiej jakości organizator dokumentów. W tej kategorii znajdziecie zarówno pudła archiwizacyjne, pojemniki czy teczki, jak i skoroszyty, ofertówki, segregatory i wiele więcej.

Jak zorganizować dokumenty w biurze

Organizacja dokumentów w firmie nie należy do rzeczy najprostszych, jako że niektóre dokumenty trzeba przechowywać nawet kilka lat. Ważnym jest, aby zadbać o odpowiednie przechowywanie dokumentów w biurze, celem szybkiej dostępności i łatwości w znalezieniu w ciągu kilku minut. Dobrze uporządkowane materiały archiwalne i dokumentacja sprawiają, że efektywność pracy się zwiększa, a poszukiwanie nie zajmuje dużej ilości czasu. Dlatego istotnym jest znać odpowiedź na pytanie jak zorganizować dokumenty w biurze? Odpowiednia strategia jest fundamentem w czasie przeprowadzenia porządkowania dokumentów - organizacja dokumentów biurowych powinna rozpocząć się segregacją materiałów na te najważniejsze, ważne i najmniej ważne. Taki proces ułatwi dalsze porządkowanie. Dobrym pomysłem jest zakup segregatorów czy pudeł archiwizacyjnych i napisanie na grzbiecie jaki rodzaj dokumentów znajduje się w środku. Ważna jest także organizacja dokumentów na biurku. Zdarza się, że mamy na naszym stanowisku kupę dokumentów, które wymagają uporządkowania i segregacji. Do organizacji biurka polecamy pojemniki na dokumenty lub półki na dokument, które pozwolą nam na zachowanie porządku. 

Przechowywanie dokumentów księgowych i pracowniczych

Należyte przechowywanie dokumentów księgowych jest niezwykle istotne - księgi rachunkowe muszą być przechowywane w firmie przez 5 lat, dlatego tak ważna jest ich odpowiednia archiwizacja. Przechowanie dokumentów księgowych jest obowiązkiem nałożonym na podmioty gospodarcze na mocy ustawy o rachunkowości, stąd istotną kwestią jest zadbanie o przyzwoitą organizację przestrzeni, w której dokumenty te będą przechowywane. Polecamy zakup dużych pudeł archiwizacyjnych otwieranych z góry, dzięki którym księgi nie ulegną zniszczeniu i będą zabezpieczone przed zbierającym się kurzem. Kluczowe jest także przechowywanie dokumentów pracowniczych - obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji pracownika z zachowaniem poufności, dostępności i kompletności w bezpiecznym miejscu przez cały okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat po zakończeniu współpracy. Warto zainwestować w wysokiej jakości pudła i pojemniki, które pozwolą dobrze zorganizować tak ważne dokumenty. Przechowywanie materiałów archiwalnych jest, jak wspomniane wyżej, obowiązkiem podmiotu gospodarczego, dlatego aby ułatwić ten proces, przygotowaliśmy dla Was szeroką gamę artykułów do przechowywania. 

Organizacja dokumentów w domu

Organizacja dokumentów w domu jest równie ważna jak ich organizacja w biurze - przechowywanie dokumentów w domu, do których należą między innymi rachunki, karty gwarancyjne, umowy, akty notarialne, ślubu i urodzenia czy nasza dokumentacja medyczna, powinno być na tyle uporządkowane, żebyśmy wiedzieli gdzie poszczególne dokumenty się znajdują. Na pewno spotkała Was sytuacja kiedy szukaliście w pośpiechu zagubionego paragonu i tylko z każdą chwilą byliście coraz bardziej zirytowani - warto wtedy się zastanowić jak zorganizować dokumenty w domu, aby zniwelować takie sytuacje do minimum. Oczywistym jest, że organizacja dokumentów domowych nie należy do czynności ekscytujących czy relaksujących, jednak późniejsze uczucie, które towarzyszy myśli, że wszystko ma swoje miejsce jest niezwykle przyjemne. Wyselekcjonowaliśmy dla Was wysokiej jakości artykuły, które ułatwią Wam zachowanie porządku w domowych dokumentach - polecamy do tego w szczególności segregatory i pojemniki. 

Segregacja dokumentów

Dobra i solidna segregacja dokumentów w firmie to wyjątkowo istotny element codziennej pracy, nie tylko ze względów organizacyjnych, ale również prawnych. Porządkowanie dokumentów powinno być zatem dobrze przemyślane. Warto użyć wysokiej jakości artykułów do przechowywania, które ułatwią Wam to zadanie - wszyscy mamy świadomość, że nie jest to czynność, który należy do najprzyjemniejszych, ale z pomocą odpowiednich akcesoriów proces ten może stać się łatwiejszy. Jaki przedmiot sprawi, że nie będzie aż tak pochłaniająca czasu ta nieszczęsna organizacja dokumentów? Segregatory to dobre narzędzie do utrzymania porządku w Waszych dokumentach. Organizacja dokumentów w segregatorze jest wyjątkowo prosta i szybka - na grzbiecie każdego segregatora warto nakleić etykietę z informacją co znajduje się w środku, dzięki temu zawsze będziecie wiedzieć jaki rodzaj dokumentów jest w danym segregatorze. Proces segregacji w segregatorach można również ułatwić sobie dzięki przekładkom i wkładom, które jeszcze bardziej uporządkują dokumenty znajdujące się w środku. 

Zobacz powiązane artykuły 

Organizacja pracy biurowej. Jak wprowadzić ład do biura?
Zakupy do biura – gdzie je zrobić?