Organizacja pracy biurowej. Jak wprowadzić ład do biura?

Aktualności 18 marca 2021

Nie jest tajemnicą, że dobra organizacja pracy to jeden z podstawowych elementów efektywnego działania na każdej płaszczyźnie biznesowej. Nie inaczej jest w przypadku pracy biura. Odpowiednia organizacja pracy biurowej niejednokrotnie pozwala zaoszczędzić nie tylko czas, ale również pieniądze. Jeśli macie problemy z organizacją przestrzeni biurowej i codziennej pracy, zapraszamy do lektury naszego krótkiego poradnika.

Dobra organizacja pracy w biurze – nie tylko wydajność?

 
Dobra organizacja pracy w biurze to wbrew pozorom nie tylko droga do zwiększa wydajności i efektywności pracy. Oczywiście jest to zwykle nadrzędnym celem zmian organizacji biura, jednak poprawiając sposób codziennej pracy, zyskujemy o wiele więcej. Rzućmy więc okiem na to, jakie są inne korzyści wynikające z dobrej organizacji pracy w biurze:
 
  • Utrzymanie dobrej organizacji pracy biura i porządku zwiększa koncentrację pracowników. Mało co wpływa na nasze skupienie tak źle, jak chaos organizacyjny.
  • Redukcja stresu – w wielu przypadkach zła organizacja miejsca pracy może się bezpośrednio przekładać na szereg stresujących sytuacji. Utrzymanie porządku w biurze pozwala na wyeliminowanie wielu z nich i zmniejszenie poziomu stresu u osób w nim pracujących.
  • Lepszy wizerunek firmy – efektywna organizacja pracy i porządek w biurze na pewno zostaną dostrzeżone przez naszych kontrahentów i klientów. 
 

Organizacja stanowiska pracy biurowej

 
Efektywne zarządzanie czasem możliwe jest tylko i wyłącznie, gdy na naszym stanowisku pracy i w całym biurze panuje porządek. Planowanie organizacji pracy biurowej warto więc zacząć od odpowiedniej organizacji stanowiska pracy. Szczególnie jeśli przy biurku spędzamy większą część dnia w biurze. Na początek usuńmy z biurka i szuflad wszystkie niepotrzebne rzeczy. Niezbędne w codziennej pracy akcesoria biurowe należy rozlokować tak, aby były pod ręką i abyśmy zawsze wiedzieli gdzie są. Szukanie potrzebnych rzeczy to strata czasu, która wpływa na efektywność pracy. Jeśli na naszym biurku zawsze znajduje się sporo dokumentów, warto zaopatrzyć się w teczki czy wykonane z tworzywa przegródki na dokumenty. Dzięki nim możemy pogrupować dokumenty i utrzymać porządek w papierach zalegających na naszym biurku. Oczywiście nie wystarczy posprzątać raz, aby za kilka dni ponownie znaleźć się odmętach bałaganu. W organizacji pracy biurowej bardzo ważna jest systematyczność i ciągłe utrzymywanie porządku. Jeśli w biurze pracuje kilka osób, wszystkie powinny trzymać się tych samych zasad i utrzymywać porządek na swoich stanowiskach pracy. 
 

Organizacja przestrzeni biurowej – co może nam pomóc?

 
Odpowiednia organizacja stanowiska pracy biurowej to oczywiście nie wszystko. Powinniśmy zadbać również o szereg innych elementów wyposażenia biura jak, chociażby:
 
  • Odpowiednie oświetlenie zarówno stanowiska pracy, jak i całego biura. Może przełożyć się na samopoczucie i co za tym idzie efektywność pracowników. Warto zadbać zarówno o odpowiednie natężenie światła, jak i jego barwę.
  • Wszystkie potrzebne na co dzień elementy wyposażenia, dokumenty i akcesoria biurowe powinny być łatwo dostępne i odpowiednio rozmieszczone. Dotyczy to w szczególności dokumentów, które powinny być odpowiednio pogrupowane i uporządkowane. Dużą pomocą są tu oczywiście klasyczne segregatory, a także inne akcesoria do organizacji dokumentów.
     
  • Na ergonomię i wydajność pracy wpływa także temperatura w pomieszczeniu. Obowiązujące normy temperatury w pomieszczeniach biurowych to obecnie 20-24°C zimą oraz 20-26°C latem.
  • Dużą pomocą w organizacji pracy biura mogą być również programy i aplikacje internetowe do zarządzania codzienną pracą. Istnieje szereg takich rozwiązań, zarówno płatnych, jak i darmowych.
  • Nie bez znaczenia jest również atmosfera pracy i poziom zadowolenia pracowników. Planując organizację pracy w biurze, warto pamiętać o takich drobiazgach, jak chociażby możliwość słuchania muzyki, dobrej jakości ekspres do kawy, czy możliwość postawienia na biurku niewielki przedmiotów osobistych.