Archiwizacja dokumentów kojarzy nam się często ze żmudnym i niezbyt pasjonującym zajęciem. W praktyce jednak odpowiednie archiwizowanie dokumentów w firmie przekłada się bezpośrednio na wydajną i efektywną pracę. Trzymając się kilku najważniejszych zasad archiwizacji dokumentów, można oszczędzić sporo czasu i dodatkowo zadbać o porządek w firmie. Sprawdźmy więc, czym jest archiwizacja dokumentów i jak robić to w biurze.
Archiwizowanie dokumentów – co to takiego?
Archiwizowanie dokumentów, czyli po prostu archiwizacja, to czynności pozwalające na długotrwałe (wieloletnie) przechowywanie określonych dokumentów. Archiwizowanie dokumentów dotyczy przede wszystkim firm, ale może być również bardzo przydatne w przypadku gospodarstwa domowego.
W przypadku firmy obowiązek archiwizowania dokumentów narzucają często obowiązujące przepisy. Przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania dokumentów przez określony i przewidziany stosownymi ustawami czas. Najbardziej powszechnym przykładem jest oczywiście archiwizowanie dokumentów księgowych, ale obowiązek ten dotyczy też na przykład akt pracowniczych czy dokumentów związanych z przepisami BHP.
Archiwizacja dokumentów – najważniejsze zasady
Jak archiwizować dokumenty? Na wstępie warto odpowiedzieć sobie na kilka istotnych pytań, które pomogą nam zorganizować cały proces:
- Jakie dokumenty musimy archiwizować? Trzy podstawowe rodzaje dokumentów, które mamy obowiązek archiwizować w przypadku firmy to dokumenty księgowe i podatkowe (faktury, księgi podatkowe itp.), dokument pracownicze oraz dokumentacja związana z ZUSem.
- Jak długo musimy archiwizować określone dokumenty? Okres archiwizacji określonych dokumentów przewidują obowiązujące przepisy. Z tym punktem związane jest również prowadzenie ścisłej ewidencji dokumentów w naszym archiwum. Dzięki takiej ewidencji będziemy mogli łatwo zidentyfikować dokumenty, których nie musimy już przechowywać i które możemy przekazać do zniszczenia.
- Kto może mieć dostęp do archiwizowanych dokumentów? Obowiązujące od kilku lat przepisy związane z RODO nakładają na przedsiębiorców szereg obowiązków związanych z dostępem do informacji znajdujących się na wielu firmowych dokumentach. Przepisy te musimy wziąć pod uwagę również przy archiwizowaniu dokumentów w firmie. Pracownicy z dostępem do archiwum powinni mieć stosowne, potwierdzone pisemnie uprawnienia. Często konieczny może być również zakup zamykanych szafek na dokumenty czy innych fizycznych środków bezpieczeństwa.
- W czym archiwizować dokumenty? Na rynku dostępny jest szereg rozwiązań umożliwiających wygodną archiwizację dokumentów. Wybór konkretnego rozwiązania należy oczywiście dopasować do liczby i formatu dokumentów, które archiwizujemy. Podstawą organizacji i segregacji dokumentów są najczęściej segregatory czy pudła archiwizacyjne. Rozwiązaniem, które warto wziąć pod uwagę, są również klipsy archiwizacyjne.
Archiwizowanie dokumentów w domu
Odpowiednia segregacja i archiwizacja dokumentów przydaje się nie tylko w biurze. Zasady archiwizowania dokumentów możemy często wykorzystać również w domu. Warto zastosować je do posiadanych przez nas dokumentów urzędowych (akty urodzenia, małżeństwa, zgonów itd.), dokumentacji medycznej (historia przebytych chorób, wyniki badań), dokumentów związanych z ubezpieczeniami czy kredytem hipotecznym, czy w końcu płaconych co miesiąc rachunków za media i różnego rodzaju usługi. Odpowiednia archiwizacja sprawia, że w razie potrzeby będziemy w stanie szybko i bez problemu odnaleźć każdy potrzebny nam dokument. Na szczęście dokumentów prywatnych jest zwykle dużo mniej niż tych w firmie. W związku, z czym do archiwizacji dokumentów w domu wystarczą nam najczęściej zwykłe teczki lub proste pojemniki na dokumenty.
Niezależnie od tego, czy prowadzicie dużą firmę, czy jednoosobową działalność gospodarczą w domowym biurze, mogą Wam się przydać także poradniki:
