List oficjalny jest jedną z najczęściej stosowanych form wypowiedzi pisemnej, która znajduje zastosowanie m.in. w korespondencji służbowej czy urzędowej. Opanowanie zasad jego tworzenia przydaje się zatem w wielu codziennych sytuacjach. Ponadto, umiejętność ta jest również weryfikowana przez nauczycieli w ramach zajęć z języka polskiego. Jak napisać list oficjalny, aby spełniał on wszelkie wymogi?
Definicja listu oficjalnego
Zanim zdradzimy, jak napisać list formalny, powinieneś wiedzieć, w jakich sytuacjach taka forma wypowiedzi okaże się przydatna. Jego styl i budowa odbiegają bowiem znacznie od luźnej, prywatnej korespondencji, co wynika przede wszystkim z odmiennego odbiorcy. Zgodnie z definicją list oficjalny (nazywany zamiennie formalnym) to szczególna forma wypowiedzi pisemnej, która kierowana jest do instytucji lub osób publicznych. W sytuacji, gdy nie znasz osobiście adresata, powinieneś także stosować się do formalnych reguł korespondencji. Te same zasady przestrzegane są również w rozmaitych pismach, których nadawcą są m.in. urzędy, organizacje czy firmy.
Warto więc odpowiedzieć sobie na pytanie, o czym można napisać list oficjalny? Taka forma wypowiedzi sprawdza się przede wszystkim w rozmaitych podaniach, wnioskach, odwołaniach, formalnych prośbach czy powiadomieniach. Musisz zatem wiedzieć, jak się pisze list oficjalny, aby prowadzić korespondencję np. z władzami placówek edukacyjnych, firmami czy państwowymi instytucjami. Szczególnym rodzajem tego typu wypowiedzi pisemnej jest list motywacyjny, w którym przedstawia się argumenty mające przekonać np. dyrektora liceum czy pracodawcę do przyjęcia Cię do szkoły lub na określone stanowisko.
Jak widać, umiejętność konstruowania takich treści może Ci się przydać w przyszłości. Jednocześnie pamiętaj, że formalne pisma i dokumenty wysyłane są zwykle tradycyjną pocztą. Musisz zatem mieć wówczas pod ręką odpowiedni papier czy akcesoria do kopert, a także wiedzieć, jak prawidłowo rozmieścić dane adresata (sprawdź: Jak zaadresować list?).
Jak napisać list formalny?
Jeśli nie wiesz, jak napisać list oficjalny, a musisz przygotować tego typu treść na zaliczenie, koniecznie zapoznaj się z poniższymi wskazówkami. Omawiana forma różni się znacznie od prywatnej korespondencji, dlatego przestrzegaj określonej budowy i pamiętaj o zachowaniu odpowiedniego stylu. Nie bez znaczenia są również typowe dla listu formalnego zwroty, które nadają mu oficjalnego, urzędowego charakteru. Jednocześnie musisz unikać wyrażeń, które są typowe dla języka potocznego. Zwykle lekcje poświęcone temu, jak pisze się list oficjalny, przeprowadzane są w 5 klasie. Umiejętność ta jest jednak bardzo przydatna, warto więc ją szkolić również na późniejszych etapach edukacji. Jeśli właśnie stoisz przed wyzwaniem, jakim jest sporządzenie listu formalnego na zaliczenie, przygotuj potrzebne przybory (m.in. kartki papieru czy ulubione długopisy) i siadaj do pisania.
Schemat list oficjalnego
Na samym początku musisz zapoznać się z budową listu oficjalnego. Bardzo ważne jest zachowanie odpowiedniego układu. Datę i miejscowość należy umieścić w górnym, prawym rogu kartki, z kolei w lewym rogu powinny znajdować się Twoje dane. Pod nimi zapisywane są zwykle informacje dotyczące adresata (imię, nazwisko, nazwa instytucji, adres).
Zgodnie z przyjętym schematem list oficjalny składa się z trzech części: wstępu, rozwinięcia i zakończenia. Początek wypowiedzi poprzedzony jest jednak odpowiednim zwrotem grzecznościowym (np. “Szanowny Panie Dyrektorze”), a gdy tworzona przez Ciebie treść pełni funkcję np. prośby lub odwołania, należy wcześniej umieścić stosowany tytuł (np. “Podanie o przyjęcie do szkoły”).
A jak zakończyć list oficjalny? Musisz pamiętać o zastosowaniu pożegnalnego zwrotu grzecznościowego oraz Twojego podpisu. Jeżeli treść powstała przy użyciu komputera, powinieneś ją wydrukować, a następnie odręcznie podpisać. W sytuacji, gdy Twój nauczyciel prosi Cię o wykonanie zadania w zeszycie, wykorzystaj w tym celu wysokiej jakości przybory np. cienkopisy. Pozwoli Ci to zadbać o staranny i czytelny charakter pisma, co ma duże znaczenie w formalnej korespondencji. W budowie listu oficjalnego uwzględnione jest również miejsce na załączniki. Mowa o dokumentach, które dołączasz do koperty, aby np. uzasadnić nadesłany wniosek czy prośbę. W takiej sytuacji musisz w zakończeniu listu oficjalnego opisać wszystkie załączniki wraz z ich tytułami.
List formalny - słownictwo i ton wypowiedzi
Jeśli wiesz już, jak powinien wyglądać list oficjalny, warto teraz skupić się na kwestiach językowych. Z uwagi na urzędowy charakter tego typu treści, musisz unikać potocznych wyrażeń i luźnych zwrotów. Pamiętaj, że zastosowane w liście formalnym słownictwo powinno podkreślać oficjalny ton wypowiedzi.
Bardzo ważne jest zachowanie poprawności ortograficznej, interpunkcyjnej i stylistycznej. Jeśli dopiero uczysz się, jak napisać formalny, możesz zawsze poprosić o pomoc kogoś dorosłego, kto poprawi ewentualne błędy (więcej: Jak pomóc dziecku w nauce?). Ponadto, w internecie nie brakuje darmowych programów do sprawdzania pisowni.
Przyglądając się rozmaitym przykładom listu oficjalnego, zauważysz, że stosowane w nim zdania są krótkie i rzeczowe. W jego ramach nie możesz tworzyć długich, poetyckich opisów. Liczą się najważniejsze informacje podane w zwięzłej formie.
Typowe zwroty dla listu formalnego
Jak już wiesz, zastosowane w liście formalnym słownictwo powinno oddawać jego oficjalny ton. Najczęściej zwracasz się do adresata (osoby lub instytucji) z pewną prośbą, dlatego język musi cechować się jednocześnie uprzejmym charakterem. Na szczęście, istnieje kilka typowych dla listu formalnego zwrotów, które pomogą Ci uzyskać taki efekt. W samej treści nie bój się więc stosować sformułowań typu: zwracam się z uprzejmą prośbą, proszę o pozytywne rozpatrzenie mojego wniosku czy uprzejmie proszę. Nie brakuje również takich wyrażeń, jak np. nawiązując do czy w związku z.
W liście oficjalnym bardzo ważną rolę odgrywają zwroty grzecznościowe, zarówno na początku, jak i na końcu jego treści. Wśród zalecanych form powitania znajduje się przede wszystkim sformułowania: Szanowna Pani/Panie/Państwo. Na zakończenie listu oficjalnego można natomiast użyć pożegnalnych zwrotów grzecznościowych, takich jak: Z poważaniem czy Z wyrazami szacunku. Nie ma zatem miejsca na takie wyrażenia, jak np. “Droga Anno” czy “Pozdrawiam”, które są charakterystyczne dla prywatnej korespondencji.
Warto również zorientować się, jak wygląda wysyłka i pakowanie tego typu listów. Oczywiście kluczowe w tej kwestii jest prawidłowe zaadresowanie koperty (w lewym, górnym rogu Twoje, w prawym, dolnym dane adresata). Jeśli w przyszłości będziesz musiał dostarczyć oficjalne pismo czy podanie, najlepszym wyborem okaże się list polecony. Otrzymasz wówczas potwierdzenie nadania przesyłki, dzięki czemu nie musisz obawiać się, że ważne dokumenty nie trafią pod wskazany adres.
