Pomimo tego, że dzięki rozwojowi cyfryzacji komunikujemy się głównie za pośrednictwem internetu, nadal istnieje wiele sytuacji, gdy konieczne jest wysłanie listu w tradycyjnej formie. Z częstymi wizytami na poczcie muszą liczyć się m.in. osoby prowadzące własną działalność gospodarczą. Warto zatem wiedzieć, jak zaadresować list, aby przesyłka dotarła szybko i sprawnie do odbiorcy. Co dokładnie powinno znaleźć się na kopercie? I o czym należy pamiętać w trakcie adresowania listu?
Adresowanie listu
Przystępując do adresowania listu, musimy znać układ koperty oraz zakres informacji, które powinny się na niej znaleźć. Przede wszystkim, aby przesyłka dotarła bez problemu do odbiorcy, kluczową kwestią jest znajomość jego dokładnego miejsca zamieszkania. W trakcie adresowania listów bardzo często nie pamiętamy jednak kodu pocztowego. Tymczasem, jeśli okaże się on nieprawidłowy, to przesyłka zostanie najprawdopodobniej odesłana do nadawcy. W praktyce taki scenariusz dotyczy jednak sytuacji, gdy odbiorca mieszka w jednej z mniejszych miejscowości, których może być nawet kilkadziesiąt o tej samej nazwie. Jeśli adresujemy list do większych miast np. Warszawy czy Poznania i podamy zły kod pocztowy, to istnieje duża szansa, że i tak dotrze on do adresata. Mimo to warto za każdym razem upewnić się, czy podane dane są prawidłowe. Kod pocztowy można sprawdzić m.in. na stronie Poczty Polskiej.
Jeśli nie wiemy, jak zaadresować listy, warto skorzystać z gotowych wzorów dostępnych w internecie. Gdy już posiadamy niezbędne koperty standardowe, musimy pamiętać, aby wszelkie informacje zapisywać na ich przedniej stronie. W lewym, górnym rogu umieszczamy dane dotyczące nas samych, czyli nadawcy przesyłki:
- imię i nazwisko,
- ulica wraz z numerem domu i mieszkania,
- kod pocztowy oraz miejscowość.
Z kolei w prawym, dolnym roku (przy zachowaniu dość dużych odstępów od krawędzi koperty) zapisujemy dane dotyczące odbiorcy, a więc:
- imię i nazwisko adresata (jeśli list skierowany jest do pracownika firmy, to następnie należy podać również nazwę działu oraz nazwę przedsiębiorstwa),
- ulica z numerem domu i mieszkania,
- kod pocztowy i miejscowość.
W trakcie adresowania listu musimy również pamiętać o zachowaniu pola na znaczki w prawym, górnym rogu koperty. Stanowią one potwierdzenie opłaty pocztowej, a ich liczba może zależeć od adresu nadawcy, dlatego warto zostawić na nie więcej miejsca.
Jeśli wiemy, że nasz odbiorca otrzymuje każdego dnia dużo korespondencji, możemy zdecydować się na adresowanie listu z dopiskiem. Oznacza to umieszczenie dodatkowej informacji na kopercie np. o treści “pilne”, dzięki czemu istnieje szansa na szybszą odpowiedź. Dopisek może również służyć np. doprecyzowaniu miejsca zamieszkania lub siedziby firmy.
Wiedza na temat adresowania koperty przyda się nie tylko osobom, które ze względów zawodowych wysyłają dokumenty do rozmaitych firm i urzędów. Wybór tradycyjnej formy okaże się doskonałym rozwiązaniem np. w ramach dostarczania ślubnych zaproszeń czy też kartki z życzeniami na specjalne okazje (jeśli chcesz wiedzieć, jak wykonać ją samodzielnie, zapoznaj się z naszym artykułem: Kartka imieninowa DIY - jak ją zrobić?)
Jak zaadresować list polecony?
Adresowanie listu poleconego nie różni się zasadniczo od wysyłki zwykłego listu. Jedyne, o czym musimy pamiętać, to wypisanie druku potwierdzającego nadanie, który dostępny jest w budynku poczty. Następnie udajemy się do pracownika placówki, aby dokonać płatności za wysyłkę oraz otrzymać kopię blankietu.
Adresowanie listu a wybór odpowiedniej koperty
W przypadku wysyłki ważnych dokumentów wiele osób zastanawia się, jak zaadresować kopertę A4. Układ i zakres informacji jest dokładnie taki sam dla wszystkich formatów. Warto zatem kierować się wzorami adresowania listu, które dostępne są w internecie. Jeśli jednak wysyłamy ważne pismo lub prywatną korespondencję, pamiętajmy o doborze odpowiednich kopert. Bardzo ważną kwestią jest rozmiar, dzięki czemu wyróżniamy m.in.:
- koperty C5 o wymiarach 162 × 229 mm, które sprawdzą się doskonale do listów o formacie A5 lub ewentualnie dokumentów A4, które można zgiąć w pół.
- koperty B5 o wymiarach 176 × 250 mm, które przeznaczone są do podobnych formatów jak w przypadku C5, przy czym pomieszczą grubszy plik kartek.
- koperty C6 o wymiarach 114 × 162 mm, które sprawdzą się do kartek o formacie A6.
- koperty C4 o wymiarach 229 × 324 mm, które są tak naprawdę kopertami o formacie A4.
Innymi kwestiami, na które warto zwrócić uwagę, są m.in. kolor czy rodzaj zamknięcia (np. pasek do nawilżenia lub samoprzylepna warstwa).
Jeśli szukasz porad w kwestii adresowania przesyłek lub niezbędnych ku temu materiałów biurowych, zapoznaj się z naszymi artykułami:
