Znaczna część przedsiębiorców posiada obowiązek prowadzenia ewidencji przychodu przy użyciu kasy fiskalnej. Co do zasady sprzedaż towarów i usług na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych musi podlegać tego typu rejestracji. Istnieją jednak pewne wyjątki, kiedy kasa fiskalna nie jest obowiązkowa. Decydując się na prowadzenie własnej firmy, warto więc sprawdzić, czy jesteśmy zwolnieni z tej formy ewidencji. To, kiedy potrzebna jest kasa fiskalna, zależy przede wszystkim od limitu obrotu i charakteru naszej działalności. Jak to sprawdzić?
Co to jest kasa fiskalna?
Na samym początku warto odpowiedzieć, co to jest kasa fiskalna i dlaczego może okazać się niezbędna w trakcie prowadzenia biznesu. Głównym zadaniem tego typu urządzenia jest rejestracja obrotu oraz kwot podatku (dochodowego i VAT) wynikającego ze sprzedaży detalicznej. A jak działa kasa fiskalna? Przy jej użyciu ewidencjonowana jest każda sprzedaż produktów lub świadczonych usług. Potwierdzeniem transakcji jest wydrukowany z kasy fiskalnej paragon, dzięki któremu klient może sprawdzić, za co i ile zapłacił. Warto dodać, że każde tego typu urządzenie elektroniczne musi posiadać homologację Ministerstwa Finansów lub Głównego Urzędu Miar.
Warto również mieć świadomość co do różnic pomiędzy drukarkami fiskalnymi a kasami fiskalnymi. Pierwsze z nich służą wyłącznie do wydruku paragonów, ponieważ są podłączone do urządzenia zewnętrznego np. POS w restauracjach. A kiedy mamy do czynienia z kasami fiskalnymi? Tylko wtedy, gdy dane urządzenie pozwala nam na bezpośrednią obsługę, a więc wprowadzanie poleceń za pomocą klawiatury. Dotyczy to nawet mobilnych kas fiskalnych o niewielkich wymiarach.
Pamiętajmy, że przedsiębiorców obowiązuje właściwa archiwizacja dokumentów m.in. ksiąg podatkowych do czasu upływu przedawnienia. Okres ten trwa 5 lat, a dopiero po jego zakończeniu papiery mogą trafić do niszczarki. Dotyczy to również dziennych lub dobowych raportów z kas fiskalnych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami to one stanowią podstawę do dokonania zapisów w KPiR, stąd tak istotna jest odpowiednia organizacja dokumentów. Warto podkreślić, że dawniej podatnik miał obowiązek przechowywania starej kasy fiskalnej. Obecnie jednak przepis ten już nie obowiązuje, dlatego przedsiębiorca może np. oddać urządzenie do utylizacji lub sprzedać je wybranej firmie serwisującej.
Zobacz produkty, które pomogą Ci we właściwej organizacji w biurze:
Zwolnienie podmiotowe - kasa fiskalna a limity obrotu
To, czy zostaniemy zwolnieni z obowiązku prowadzenia ewidencji za pomocą kas fiskalnych, zależy od tego, czy nie przekroczyliśmy limitu obrotu. Warto jednak mieć świadomość, że jego wartość może być aktualizowana, choć nie doszło do tego w 2022 roku. A zatem: od jakiej kwoty trzeba posiadać kasę fiskalną? Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów, taka forma ewidencji jest obowiązkowa, gdy obroty ze sprzedaży produktów i usług na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych przekroczą wartość 20 tysięcy złotych. Warto jednak pamiętać, że do limitu zwolnienia z kas fiskalnych nie jest doliczana sprzedaż nieruchomości, środków trwałych, a także wartości prawnych oraz niematerialnych. Ponadto, w przypadku czynnych podatników VAT w trakcie określania limitu obrotu, należy wziąć pod uwagę wartość netto całkowitej sprzedaży dóbr lub usług.
A od kiedy wymagana jest kasa fiskalna po przekroczeniu limitu? Zgodnie z przepisami mamy dwa miesiące na zakup urządzenia. Okres ten liczony jest od końca miesiąca, w którym straciliśmy prawo do zwolnienia z obowiązku. Warto jednak pamiętać, że proces rejestracji kasy fiskalnej w Urzędzie Skarbowym może wynosić nawet 37 dni. Po dokonaniu fiskalizacji u serwisanta musimy bowiem zgłosić urządzenie w ciągu kolejnych 7 dni. Następnie pracownicy Urzędu Skarbowego mają 30 dni na rozpatrzenie wniosku o rejestrację.
Ponadto, w niektórych przypadkach nie ma możliwości skorzystania z limitu obrotu na kasę fiskalną. Oznacza to, że nawet jeśli wartość całej sprzedaży nie przekroczy 20 tysięcy złotych, to przedsiębiorcy i tak posiadają obowiązek prowadzenia tego typu ewidencji. Przepis ten wynika z charakteru działalności, a więc zależy od rodzaju świadczonych usług i sprzedawanych towarów. Kiedy kasa fiskalna będzie więc wymagana? Obowiązek ten dotyczy dostawców takich produktów jak m.in. gaz płynny, części do silników, komputery, wyroby elektroniczne i optyczne, nośniki danych cyfrowych i analogowych i wiele innych. W przypadku usług mowa m.in. o przewozie osób oraz ich bagażu taksówkami, doradztwie podatkowym, naprawach pojazdów silnikowych, czynnościach związanych z fryzjerstwem, rekreacji, rozrywce i wielu innych. Pełna lista produktów i usług została zawarta w § 4 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Zwolnienie przedmiotowe, czyli kiedy wymagana jest kasa fiskalna?
Jeśli wiemy już, od jakiej kwoty wymagana jest kasa fiskalna, warto przyjrzeć się jeszcze tzw. zwolnieniu przedmiotowemu. W jego ramach podatnicy nie muszą przestrzegać wspomnianego limitu 20 tysięcy złotych. Oczywiście pod warunkiem, że zajmują się czynnościami, które zostały przedmiotowo zwolnione z obowiązku prowadzenia tego typu ewidencji. Kiedy zatem kasa fiskalna nie będzie wymagana? Do takich czynności należą m.in. usługi notarialne, telekomunikacyjne, ubezpieczeniowe i finansowe czy związane z obsługą rynku nieruchomości (pod warunkiem, że są udokumentowane fakturą). Pełna lista została zawarta w treści wspomnianego powyżej rozporządzenia.
Warto jednak mieć świadomość, że przepisy w zakresie zwolnienia podmiotowego i przedmiotowego mogą ulec zmianie. W ciągu ostatnich lat widoczna jest bowiem tendencja do rozszerzania grupy przedsiębiorców, którzy muszą ewidencjonować transakcje w ten sposób. Warto zatem na bieżąco sprawdzać przepisy i orientować się, kiedy potrzebna jest kasa fiskalna.
Kasa fiskalna - kiedy należy rozpocząć ewidencjonowanie?
W sytuacji, gdy prowadzona przez nas działalność nie podlega zwolnieniu podmiotowemu lub przedmiotowemu, powinniśmy wydrukować paragon za pomocą urządzenia już w ramach pierwszej sprzedaży. Z kolei, jeśli dotychczas korzystaliśmy ze zwolnienia podmiotowego i przekroczyliśmy limit uprawniający do zwolnienia z kasy fiskalnej, mamy 2 miesiące (licząc od końca miesiąca, w którym utraciliśmy ten przywilej) na rozpoczęcie ewidencji.
Rodzaje urządzeń rejestrujących - mała, systemowa i przenośna kasa fiskalna
Kiedy jesteśmy już pewni, że kasa fiskalna jest potrzebna w naszej firmie, warto przystąpić do zakupu odpowiedniego urządzenia. W zależności od charakteru działalności mamy do wyboru kilka modeli, które będą się różnić m.in. wagą, wymiarami, a także liczbą kodów PLU (bazą towarów, które można zapisać w pamięci systemu). Jeśli zależy nam na bezprzewodowej pracy urządzenia, z pewnością powinniśmy zwrócić uwagę na mobilne kasy fiskalne. Zostały one skonstruowane w taki sposób, aby móc je komfortowo transportować z miejsca na miejsce, co sprawdza się w przypadku usług świadczonych w terenie. Przenośne kasy fiskalne są więc odporne na ewentualne uszkodzenia oraz posiadają najczęściej stabilizator rolek papieru. Ich główną wadą jest niewielka liczba kodów PLU, dlatego tego typu urządzenia sprawdzą się w firmach o ograniczonym zakresie produktów i usług.
Innym rodzajem jest mała kasa fiskalna (nazywana również jednostanowiskową), którą można zwykle podłączyć do innych urządzeń peryferyjnych np. wagi czy komputera. Z uwagi na to, że posiada w swej bazie maksymalnie 500-3000 kodów PLU, zalecana jest do niewielkich punktów handlowych i usługowych. Ostatnim typem jest tzw. systemowa kasa fiskalna, która znajduje zastosowanie przede wszystkim w wielkoformatowych sklepach, w których każdego dnia obsługiwana jest duża liczba klientów. Co istotne, tego typu urządzenia mogą współpracować z siecią komputera, dzięki czemu są np. aktualizowane w oparciu o program magazynowania. Dodatkowo odznaczają się rozbudowaną bazą PLU, liczącą nawet 100 tysięcy kodów.
Sprawdź inne urządzenia, które mogą okazać się przydatne w trakcie prowadzenia biznesu:
Po zakupieniu odpowiedniego modelu, możemy przystąpić do wyboru odpowiedniego papieru do kas fiskalnych. Jego jakość będzie wpływała nie tylko na komfort użytkowania, ale i na bezawaryjność i dłuższą żywotność sprzętu. Co istotne, rolki do kas fiskalnychwystępują w różnych rozmiarach, dlatego w trakcie zakupu należy zwrócić uwagę na ich szerokość i długość. Dodatkowo papier, z którego są wykonane, może wpływać na ich gramaturę (od około 48 do 55 gram). Im wyższa wartość tego parametru, tym trwalszy będzie paragon. Co istotne, rolki o większej objętości mogą nie pasować do niektórych urządzeń np. małych kas fiskalnych. Przed zakupem warto więc dokładnie zorientować się, jakie wymiary okażą się odpowiednie dla konkretnego modelu.
Bez względu na to, czy zdecydujemy się na systemową, czy też mobilną kasę fiskalną, należy zwrócić uwagę na jeszcze jeden parametr papieru. W zależności od techniki druku rolki dzielą się m.in. na termiczne i offsetowe. Z uwagi na budowę współcześnie oferowanych urządzeń znacznie częściej wybierany jest pierwszy z wymienionych rodzajów. Rolki offsetowe znajdują zastosowanie głównie w starych drukarkach fiskalnych.
Koszt kasy fiskalnej
Z perspektywy przedsiębiorcy kolejną bardzo ważną kwestią jest koszt kasy fiskalnej. Cena urządzenia może się oczywiście różnić w zależności od modelu czy poszczególnych parametrów (w tym m.in. od zakresu obsługiwanych kodów PLU czy kompatybilności z innymi urządzeniami). W przypadku mobilnych i małych kas fiskalnych koszt ten może się wahać między 700 a 1500 złotych. Warto jednak nie wybierać najtańszych urządzeń, gdyż ewentualna awaria będzie wiązać się z koniecznością tymczasowego wstrzymania sprzedaży. Jeżeli chodzi natomiast o koszt kasy fiskalnej systemowej, to trzeba liczyć się z wydatkiem rzędu około 2000-2500 złotych. Na tak wysoką cenę wpływ mają liczne funkcje m.in. możliwość konfiguracji wielu grup towarowych.
Podsumowując: jeżeli zajmujemy się sprzedażą na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, powinniśmy wiedzieć, kiedy do ewidencji przychodu wymagana jest kasa fiskalna. W przypadku działalności o małej skali (obrót do 20 tysięcy złotych) oraz przedsiębiorców oferujących określony rodzaj usług i produktów (aktualnie 52 pozycje opisane w rozporządzeniu) można liczyć na zwolnienie z tego obowiązku. W przeciwnym razie musimy zainwestować w odpowiedni model urządzenia, a następnie zarejestrować go w Urzędzie Skarbowym. To, czy zdecydujemy się na systemową czy mobilną kasę fiskalną, powinno być uzależnione od miejsca i skali naszej działalności.
Jeśli prowadzisz własną działalność gospodarczą, zapoznaj się z naszymi pozostałymi poradnikami:
