Pozyskiwanie lojalnych klientów i tworzenie z nimi trwałych relacji to główne zadanie działu sprzedaży. Kluczowa w tej kwestii okaże się prawidłowo przygotowana oferta handlowa, która powinna zainteresować odbiorcę, a tym samym wyróżnić firmę na tle konkurencji. Poza treścią dokumentu, warto również zwrócić uwagę na aspekty wizualne samej prezentacji. Co powinna zawierać oferta handlowa? I jak ją skutecznie zaprezentować?
Co to jest oferta handlowa?
Najprościej mówiąc, oferta handlowa to nic innego, jak zaproszenie do współpracy z daną firmą. Dokument ten zawiera bowiem informacje na temat produktów lub usług, które są aktualnie realizowane przez przedsiębiorstwo, a także określa warunki ewentualnej umowy między stronami. Nikogo nie powinno zatem dziwić stwierdzenie, że oferta sprzedażowa pełni rolę wizytówki firmy. Warto poświęcić więc dużo uwagi na opracowanie jej treści oraz estetyczną prezentację. Jeśli przedstawiana jest ona tradycyjnie, należy również zadbać o właściwą oprawę dokumentów, inwestując np. w eleganckie teczki z klipem czy skoroszyty.
Wzór oferty handlowej
Wiele początkujących przedsiębiorców nie wie, co dokładnie powinna zawierać oferta handlowa. Warto, aby jej przygotowaniem zajęły się osoby, które najlepiej znają specyfikę sprzedawanych produktów i usług, a zarazem są świadome potrzeb potencjalnych klientów. Dlatego kluczowa w tej kwestii okaże się współpraca szefa firmy z działem sprzedaży.
W trakcie tworzenia dokumentu można oczywiście skorzystać ze wzoru oferty handlowej znalezionego w Internecie. Musimy jednak pamiętać, że jej treść powinna być dostosowana do konkretnej branży, a nawet indywidualnych wymagań klienta. Zasadniczo można jednak wymienić kilka stałych elementów oferty handlowej. Wśród nich należy wymienić:
- Tytuł – powinien w zwięzły sposób przedstawiać, czego dotyczy oferta sprzedażowa.
- Dane firmy – podstawowe informacje przedsiębiorcy oraz konkretnego handlowca, który odpowiada za kontakt z klientem. W tym miejscu warto również zamieścić logo firmy.
- Dane potencjalnego klienta – najważniejsze informacje na temat adresata dokumentu.
- Spis treści – pozwala lepiej odnaleźć się w rozbudowanych ofertach handlowych (w ramach ich prezentacji warto postawić na estetyczne i trwałe ofertówki).
- Opis produktu/usługi – charakterystyka asortymentu wraz z wyszczególnieniem jego głównych korzyści.
- Cennik oraz szczegóły dotyczące realizacji – zakres cenowy poszczególnych usług, koszty dodatkowe, czas wykonania i dostawy, terminy ważności oraz warunki gwarancji.
- Referencje – przedstawienie firm, które zdecydowały się już na podjęcie współpracy.
W trakcie tworzenia oferty handlowej bardzo ważna jest właściwa organizacja dokumentów, tak aby wszystkie elementy były uporządkowane i dzięki temu odpowiednio przejrzyste dla klienta. Tego typu praktyki odnoszą się zresztą do niemal wszystkich działań i projektów w firmie. Kilka wskazówek na ten temat znajdziecie w artykule: Organizacja pracy biurowej. Jak wprowadzić ład do biura?
Oferta sprzedażowa – jakich błędów unikać?
Osoby, które nie wiedzą, jak napisać ofertę handlową, bardzo często popełniają podstawowe błędy. Jednym z najczęstszych jest wysyłanie dokładnie tego samego dokumentu do wszystkich klientów. Tymczasem kluczem do nawiązania współpracy jest indywidualne podejście, a więc stworzenie propozycji dopasowanej do konkretnych wymagań. Zamiast wysłać sto maili z tą samą ofertą handlową, warto umówić się na kilka spotkań, w trakcie których udowodnimy klientowi, że znamy jego potrzeby.
Kolejnym częstym błędem jest niedbałość w zakresie edycji tekstu, jak i estetyki dokumentu. Zadbajmy więc o prawidłową pisownię, jednolity styl i efektowne elementy graficzne. Co więcej, oferta handlowa musi być wydrukowana na dobrej jakości papierze, który powinien być odpowiednio zabezpieczony. Wystarczy w tym celu sięgnąć po skoroszyty lub tradycyjne koszulki. W tej kwestii koniecznie zapoznajcie się z artykułem: Zakupy do biura - gdzie je zrobić?
Jak zaprezentować ofertę handlową?
Jeśli już wiemy, jak stworzyć ofertę handlową, to warto pochylić się jeszcze nad jej prawidłową prezentacją. Przede wszystkim dokument powinien wyglądać estetycznie i przyjmować formę zwartego pliku, w czym pomocne okażą się m.in. deski z klipem. Jeżeli firma ma wypracowany system identyfikacji wizualnej, to oferta handlowa powinna być z nią spójna. Ponadto, tradycyjne spotkanie, na którym sprzedawca będzie mógł omówić szczegóły dokumentu, okaże się znacznie skuteczniejsze niż wysłanie wiadomości mailowej. Dodatkowo będzie miał okazję nawiązać lepsze relacje i bezpośrednio przekazać wizytówkę. Więcej na ten temat piszemy w artykule: Firmowa wizytówka - wymiary i inne standardy dla wizytówek.
