Zgodnie z obowiązującymi przepisami każdy pracodawca ma w obowiązku prowadzenie ewidencji czasu pracy. Służy ona prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia oraz innych świadczeń np. wypłaty dodatków za nadgodziny. Nieprowadzenie ewidencji godzin pracy zagrożone jest wysoką karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł. Warto więc wiedzieć, co dokładnie wchodzi w skład tego typu dokumentacji, zwłaszcza, że na jej temat pojawia się wiele pytań i wątpliwości. Jak prowadzić ewidencję czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy a lista obecności
Na początku warto wskazać na różnice pomiędzy ewidencją czasu pracy a listą obecności, które bardzo często uznawane są za ten sam rodzaj dokumentu. Niestety, jest to jeden z najczęstszych błędów, które popełniają nieświadomi pracodawcy.
Przede wszystkim nie mamy obowiązku prowadzenia listy obecności, która ma na celu potwierdzić przyjście i wyjście pracowników w danym dniu. Dodatkowo na tego typu dokumencie powinny znaleźć się podpisy poszczególnych osób, co nie jest konieczne w przypadku karty ewidencji czasu pracy. Ta z kolei powinna jednoznacznie wskazywać, ile godzin przepracowano w danym okresie. Co istotne, dokument ten powinien być potwierdzony przez obie strony umowy np. za pośrednictwem rachunku lub faktury.
Warto również pamiętać, że dokumentacja poświęcona ewidencji godzin powinna być udostępniana na życzenie pracownika. Dlatego należy zadbać o jej właściwe przechowywanie, co okaże się równie ważne np. na wypadek kontroli PIP. Polecamy w tej kwestii zapoznać się z naszym poradnikiem: Archiwizacja dokumentów - jak to robić w biurze?.
Co powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy powinna zawierać określone informacje na temat liczby godzin przepracowanych przez daną osobę. W dokumentacji muszą znaleźć się zatem takie dane, jak:
- liczba godzin ogółem,
- dyżury w niedziele i święta,
- liczba godzin w porze nocnej,
- dni wolne od pracy,
- okres urlopu,
- liczba godzin nadliczbowych,
- usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności.
Nieco bardziej uproszczona ewidencja godzin dotyczy osób, które objęte są zadaniowym czasem pracy. Oczywiście, fakt ten nie zwalnia pracodawcy z obowiązku uzupełnienia dokumentacji. Dodatkowo musimy pamiętać, że zgodnie z przepisami ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona indywidualnie dla każdego pracownika. Kupując druki akcydensowe do rejestracji godzin, należy zatem uwzględnić liczbę wszystkich osób zatrudnionych w naszej firmie. Prowadzenie zbiorczej dokumentacji zamiast indywidualnych kart ewidencji czasu pracy może wiązać się z koniecznością zapłacenia kary.
Forma ewidencji czasu pracy – online czy papierowa?
Obecnie coraz częściej wykorzystuje się elektroniczną ewidencję czasu pracy, której zaletami są duży komfort oraz precyzja rozliczeń. Niestety, tego typu systemy wiążą się zwykle z koniecznością poniesienia określonych kosztów, przez co zarezerwowane są głównie dla dużych przedsiębiorstw. Innym rozwiązaniem jest papierowa forma, w ramach której przydatne okażą się specjalne druki kadrowe. W ofercie dostępnych jest wiele rodzajów gotowych kart, które pozwalają na prowadzenie zarówno rocznej, jak i miesięcznej ewidencji czasu pracy. Oczywiście, jeśli posiadamy drukarkę i papier, to możemy również skorzystać z gotowych wzorów w internecie. Tak czy inaczej, decydując się na papierową ewidencję pracy, musimy zadbać o odpowiednie zaopatrzenie biura. Warto zatem zapoznać się z naszym artykułem: Zakupy do biura - gdzie je robić?.
Okres przechowywania ewidencji czasu pracy
Obowiązujące przepisy nie określają okresów, na jakie musi być prowadzony rejestr godzin. Dlatego możemy zdecydować się na miesięczną, kwartalną lub roczną ewidencję czasu pracy. W rozporządzeniu przewidziano jednak okres, przez jaki należy przechowywać tego typu dokumentację. Pracodawca powinien posiadać karty czasu pracy przez cały okres zatrudnienia danej osoby, a także przez 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym doszło do zakończenia współpracy. Więcej na ten temat piszemy w poradniku: Jak długo przechowywać dokumenty w firmie?.
