Pomimo tego, że polskie prawo nie nakłada obowiązku posiadania pieczątki firmowej, to w praktyce jej brak może okazać się wyjątkowo uciążliwy. Okazuje się ona niezwykle przydatna w trakcie dopełniania procedur w banku czy w Urzędzie Skarbowym, a nierzadko jest również nośnikiem ważnych informacji dla potencjalnego klienta. Warto zatem wiedzieć, co powinna zawierać pieczątka firmowa, aby skutecznie ułatwiała prowadzenie biznesu, a zarazem wpływała korzystnie na profesjonalny wizerunek przedsiębiorstwa.
Pieczątka firmowa – wymogi
Tak jak wspominaliśmy na wstępie, w Polsce nie ma zapisu prawnego, który bezpośrednio nakazywałby stosowanie pieczątek firmowych, gdyż formalnie to podpis stanowi poświadczenie składanych dokumentów. W praktyce procedury banków i Urzędu Skarbowego sprawiają, że jej wyrobienie jest konieczne. Dodatkowo na wielu dokumentach wyszczególnione jest miejsce na podpis oraz pieczątkę firmową, a jej ewentualny brak wymaga czasami sporządzenia oświadczenia, że nie posiada się pieczęci. Ponadto, warto mieć na uwadze przepis nakazujący ujawnienie określonych danych w obrocie gospodarczym, którego złamanie grozi zapłaceniem wysokiej grzywny. Wystarczy jednak, że posiadamy odpowiednie informacje na pieczątce firmowej, a następnie odbijamy je na stosownych dokumentach.
Inwestycja w odpowiednie pieczątki i stemple pozwoli nie tylko sprawnie przeprowadzić niezbędne procedury oraz uniknąć niepotrzebnych problemów, ale dodatkowo może wpłynąć korzystnie na wizerunek firmy. Z perspektywy potencjalnego klienta czy kontrahenta pełnią one bowiem także funkcję informacyjną i promocyjną. Warto zatem dokładnie przemyśleć wybór wzoru i wielkości, a także zakupić odpowiednie tusze i poduszki do stempli, które mają wpływ na jakość odbicia.
Co powinno znajdować się na pieczątce firmowej?
Obecnie w sprzedaży dostępnych jest wiele wzorów pieczątek firmowych, które różnią się m.in. zakresem udzielanych informacji. Różnorodność ta wynika właśnie z braku przepisów prawnych dotyczących ich zawartości, wymiarów czy koloru tuszu. Aby jednak okazała się ona przydatna w trakcie dopełniania wspomnianych procedur oraz spełniała wymóg ujawnienia danych w obrocie gospodarczym, warto pamiętać o umieszczeniu określonych informacji. W przypadku pieczątki firmowej dla jednoosobowej działalności gospodarczej powinny znaleźć się na niej:
- nazwa firmy,
- imię i nazwisko (jeśli są tożsame z nazwą firmy, to nie powielamy tych informacji),
- NIP,
- adres.
Oczywiście wszelkie informacje powinny pokrywać się z tymi, które podawane były w trakcie rejestrowania swojej działalności gospodarczej. Jeśli chodzi z kolei o przedsiębiorstwa działające jako spółki, to wśród danych na pieczątce firmowej nie powinno zabraknąć:
- nazwy firmy,
- formy prawnej prowadzonej działalności,
- siedziby z adresem,
- NIP-u,
- numeru KRS i sądu rejestrowego,
- kapitału zakładowego.
Co ciekawe, w związku z nowelizacją ustawy o statystyce publicznej od kilku lat nie ma obowiązku umieszczenia na pieczątce firmowej numeru REGON. Warto jednak rozważyć zawarcie innych przydatnych informacji.
Jakie inne dane można umieścić na pieczątce firmowej?
Wymienione powyżej informacje stanowią absolutną podstawę i okażą się wyjątkowo przydatne w trakcie prowadzenia własnego biznesu. Warto jednak zdecydować się na umieszczenie dodatkowych danych na pieczątkę. Mogą one bowiem usprawnić kontakt z potencjalnym klientem, a także pełnić funkcje promocyjne. Co jeszcze powinno znaleźć się na pieczątce firmowej? Do najczęściej umieszczanych informacji należą:
- numer telefonu,
- adres mailowy,
- adres strony internetowej.
Kompletując akcesoria biurowe, warto również zdecydować się na datowniki. Służą one głównie do ostemplowania dokumentów, w przypadku których bardzo ważne jest oznaczenie terminu ich wydania lub przyjęcia. Ponadto, tego typu pieczątki firmowe, poza możliwością ustawienia daty, mogą również posiadać dodatkowe hasło np. “Zapłacono”, “Polecony” czy “Anulowano”.
Jeśli szukasz innych porad w tematyce organizacji pracy biurowej, koniecznie zapoznaj się z innymi artykułami na naszym blogu:
