Wraz z rozwojem rynku e-commerce coraz więcej firm i początkujących przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z oferty firm kurierskich. Umożliwiają one bowiem szybkie doręczenie paczek pod wskazany adres klientów. Jeśli dopiero rozpoczynamy swoją przygodę w handlu elektronicznym, a co za tym idzie: realizujemy wysyłkę zamówień na niewielką skalę, powinniśmy zapoznać się z pojęciem listu przewozowego. Stanowi on źródło informacji na temat naszej paczki, a zarazem jest niezbędnym dokumentem w ramach ewentualnej reklamacji. Jak wypełnić list przewozowy?
Co to jest list przewozowy?
List przewozowy (nazywany zamiennie etykietą) to dokument potwierdzający odebranie paczki przez wybraną firmę przewozową. W zależności od rodzaju transportu (m.in. kolejowego, morskiego czy międzynarodowego) wyróżniamy kilka jego rodzajów. Zawarty na liście przewozowym kod kreskowy pozwala również na szybkie i bezproblemowe skanowanie przesyłki w oddziale przyjęcia i punktach sortowania. Stąd też tego typu dokumentacja powinna być chroniona przez specjalne koperty kurierskie, które są odporne na zginanie oraz zabezpieczają zawartość przed wilgocią czy zgubieniem. Staranna wysyłka i pakowanie przesyłek przekłada się bowiem na terminową realizację dostawy, a tym samym na satysfakcję klienta. Przeczytaj także: Rozmiary i rodzaje kopert - wszystko, co musisz wiedzieć.
Przedsiębiorca powinien wiedzieć, co daje mu wypełniony list przewozowy. Przede wszystkim stanowi on cenne źródło informacji o przesyłce, a tym samym warunkuje jej sprawną dostawę. Po drugie, w przypadku zagubienia lub uszkodzenia paczki podczas transportu, pozwala nam zgłosić reklamację. To tak naprawdę dowód zawarcia umowy z daną firmą przewozową. Ponadto, listy przewozowe pełnią także funkcję legitymacyjną, gdyż uprawniają odbiorcę do odbioru zamówienia. Mamy wówczas pewność, że wysłany przez nas towar trafił w dobre ręce.
Co zawiera list przewozowy?
Zgodnie z definicją list przewozowy jest nośnikiem informacji o danej przesyłce. Dlatego przede wszystkim powinny się w nim znaleźć niezbędne dane na temat nadawcy i odbiorcy paczki (zobacz także: Jak zaadresować list?). Firmy przewozowe udostępniają najczęściej druk listu przewozowego, a zatem wystarczy jedynie wypełnić wszystkie jego pola, a następnie zabezpieczyć dokument za pomocą odpowiedniej koperty. Nie zaszkodzi jednak upewnić się, czy w jego treści zawarte zostały takie informacje jak m.in.:
- data i miejsce nadania,
- dane adresata,
- dany nadawcy,
- dane przewoźnika,
- rodzaj i waga przesyłki,
- liczba sztuk i numery.
To, co zawiera list przewozowy, zależy również od jego rodzaju. W przypadku przesyłek międzynarodowych zakres ten będzie rozszerzony np. o instrukcję dotyczącą odprawy celnej, a także deklarację, że przewóz jest zgodny z konwencją CMR. Przed wysyłką warto zatem zapoznać się ze wzorem listu przewozowego dla konkretnego typu transportu.
Kto wystawia list przewozowy?
Część firm kurierskich sama przygotowuje, a następnie dostarcza listy przewozowe. Coraz częściej zdarza się jednak, że wydrukowanie dokumentu spoczywa po naszej stronie. Niektóre firmy kurierskie decydują się na dostarczanie wyłącznie listu międzynarodowego przewozowego (do wybranych krajów). Warto zatem dokładnie zweryfikować, czy wybrany przez nas przewoźnik posiada w ofercie przekazanie odpowiedniej dokumentacji.
Wspomniany wcześniej kod listu przewozowego odgrywa kluczową rolę w identyfikacji i sprawnej dostawie przesyłki. Dlatego musimy zadbać, aby w trakcie transportu nie doszło do odklejenia etykiety. Jeśli samodzielnie drukujemy i przytwierdzamy list przewozowy do przesyłki, powinniśmy wyposażyć się w odpowiednie akcesoria do pakowania. Dla zwiększonej ostrożności warto zainwestować m.in. w koperty bezpieczne, a także wysokiej jakości taśmy i oklejarki. Dzięki temu listy przewozowe zostaną mocno przytwierdzone np. do powierzchni kartonu. Nawet jeśli wysyłamy nasze produkty na małą skalę, z pewnością warto zainwestować w akcesoria do kopert, które usprawnią proces pakowania.
Pomimo tego, że listy przewozowe zabezpieczane są głównie przy użyciu specjalnych foliopaków, nie zaszkodzi wyposażyć się w dodatkowe akcesoria do wysyłki. Dla przykładu koperty bąbelkowe sprawdzą się doskonale do zabezpieczenia drobnych przedmiotów np. słuchawek czy biżuterii. Do wnętrza paczki można również wrzucić podziękowanie dla klienta za skorzystanie z oferty naszego sklepu. W tym celu przydatne mogą okazać się koperty standardowe lub dla wzmocnienia efektu wizualnego koperty ozdobne np. w modnym kolorze. Przeczytaj także: Jak zapakować paczkę do wysyłki?
Rodzaje listu przewozowego
Decydując się na wysyłkę paczki, musimy pamiętać, że występuje kilka rodzajów listów przewozowych. Wybór konkretnego typu zależy od charakteru działalności danej firmy przewozowej. Przykładowo wyróżniamy:
- list przewozowy w transporcie lotniczym,
- list przewozowy w transporcie morskim,
- list przewozowy w transporcie kolejowym.
Dodatkowo inny rodzaj dokumentu zarezerwowany jest dla przesyłek na terenie kraju, jak i tych dostarczanych poza granicami państwa.
